kbee.spaces

Overview

kbee.spaces es una solución integral de software y servicios para la Intranet corporativa. Sirve para simplificar la comunicación interna vertical y horizontalmente, facilitar el acceso a la documentación necesaria para la gestión diaria, mejorar el trabajo de los grupos de usuarios distribuidos, y automatizar procesos internos reemplazando formularios en papel por procesos digitales más ágiles y eficientes.

Es una aplicación probada, con miles de usuarios que crean y administran cientos de portales internos. Ofrece funcionalidad para estar on-line inmediatamente y crecer a medida que su organización lo requiere.

La Intranet es una aplicación compleja que impacta en toda la organización. La solución kbee.spaces incluye metodología específica, bibliotecas de componentes por industria y un equipo interdisciplinario completo con experiencia en grandes proyectos.

Beneficios

• Simplifica y agiliza la comunicación interna top-down y entre pares.
• Permite el acceso a la documentación y formularios relevantes para el trabajo desde cualquier lugar en forma productiva.
• Permite la gestión eficiente de proyectos de los equipos distribuidos mediante la web.
• El poder de la inteligencia colectiva: todos los miembros de la organización pueden compartir sus contenidos, clasificar, votar, comentar y recomendar sobre los contenidos de la Intranet.
• Mejora la productividad mediante automatización de procesos internos basados en formularios electrónicos.
• Puede contar con una Intranet útil y potente rápidamente y que a la vez ofrece la versatilidad y escalabilidad para crecer a toda la complejidad de los sistemas de información de la organización.

Red de Portales

La intranet como una "Red de Portales"

El 93% de los usuarios dijo estar satisfecho o muy satisfecho con la Intranet [banco Santander]

La intranet se compone de una red de portales dinámicos con herramientas y contenidos tales como noticias, actividades, información de contacto de cada empleado, documentos de consulta, formularios, manuales y material de marketing de los productos, informes de gestión, etc.

kbee.spaces incluye una biblioteca estándar de decenas de tipos de contenidos estructurados predefinidos, organizados en cuatro grupos: Documentos, Actividades, Comunicaciones, Personas y Organizaciones. Esta biblioteca estándar puede ser extendida fácilmente.

Usuarios colaboradores de contenidos pueden cargar y editar los contenidos en forma distribuida y auditada. La consola de publicación permite diagramar y gestionar la publicación en forma dinámica sin programar en sites privados o públicos.

Cada persona de la organización tiene su espacio personalizado de gestión y comunicación en la Intranet.

De esta forma, la Intranet normalmente crece a cientos de portales internos a medida que las área y grupos lo necesitan. El sistema de búsqueda es otro de los componentes centrales de la solución. Ofrece buscadores globales y especializados de alta calidad para que cada usuario pueda encontrar lo que necesita fácilmente por más grande y compleja que sea la Intranet.

Gestión de Contenidos y Portales

Mejores Prácticas para gestión de contenidos internos

Consola de gestión de imágenes y multimedia

Bibliotecas de componentes y metodología de implementación que contienen el conocimiento y las Mejores Prácticas para estar on-line rápidamente con una solución escalable para enfrentar el crecimiento de los portales internos. Entre ellas:

• Modelo. Un modelo de estructura simple, eficiente y escalable a los cientos de portales internos que gestionan el contenido que producen y consumen miles de usuarios.
• Biblioteca de tipos de Contenidos. Decenas de tipos de contenidos específicos de la industria(procedimientos, circulares, instructivos, comunicados, etc.).
• Plantillas de sitios. Sitios de Area (RRHH, Comercio Exterior, Sistemas, Legales, etc.), Sitios Temáticos (Calidad, sitios de productos, etc.) Grupos de Interés, sitios para Gestión de Proyectos. Etc.
• Buscadores para cada tipo de recurso y site, con recuperación semántica y relevancia optimizada.
• Plantillas de procesos editoriales (workflow)
• Herramientas. Organigrama, Agenda de Eventos, etc.

Tipos de Contenidos

yLa biblioteca estándar tiene tipos de contenidos predefinidos con sus formularios de carga y una cantidad de plantillas de presentación web. Se pueden extender y agregar otros tipos específicos, incluyendo contenidos externos referenciados e indexados por los buscadores de la Intranet.

• Documentos
• Comunicaciones
• Actividades (contenidos agendables)
• Entidades (incluye Personas, Organizaciones, Sucursales, etc.)

Ejemplo:

Consolas de carga y formularios de edición

La consola de carga es la herramienta que usan los colaboradores para crear y editar los contenidos. Cada tipo de contenido tiene un formulario especializado.

Tipos de Portales

Consola para creación, diagramación, publicación dinámica sin programar.

La Intranet tiene de varios tipos de sites, Sitios de Area, Grupos de interés, Proyectos, sitios de productos, etc..

Acceso público y privado

Cada site puede ser de acceso público o privado, integra contenidos cargados en el sistema con contenidos y aplicaciones externas, y ofrece buscadores especializados

Creación de sites y publicación dinámica sin programar

El Publicador es la herramienta para crear los sites, y gestionar la publicación dinámica del contenido sin programar. Permite diagramar la estructura y navegación del site, definir menúes, páginas, secciones, bloques, y publicar los contenidos en forma directa o mediante reglas, tales como fecha de publicación, vigencia, etc.

Personalización

Los servicios de personalización están presentes en todos los niveles:

• Usuario -> Sistema. Accesos a sitios y contenidos seleccionados por el usuario.
• Sistema -> Usuario. Contenidos dirigidos a grupos o usuarios individuales

Buscadores globales y especializados

Búsqueda y exploración

La búsqueda es un proceso de interacción entre el usuario y el sistema. El usuario puede buscar y luego refinar los resultados de la búsqueda por las distintas categorías del sistema de clasificación en el orden que quiera, o bien navegar una o varias categoría y luego realizar una búsqueda de texto en el subconjunto resultado.

Algoritmo de relevancia optimizado

El algoritmo de relevancia se ajusta a la medida de su modelo de información, ponderando adecuadamente lo que encuentra dentro de los documentos con la información de clasificación,más la recuperación semántica sobre las Areas Temáticas. Ejemplo, si busca "Presentacion Puerta". Un contenido cuyo autor es de nombre "Puerta" y sea de tipo "Presentacion" tiene mayor relevancia que otro donde la palabra "puerta" aparece dentro de un PDF, aunque aparezca repetidas veces.

Buscadores especializados por tipo de recurso

Buscadores especializados por tipo de recurso

Los formularios de búsqueda y la relevancia se pueden especializar para cada tipo de recurso

Búsqueda full text

El motor de búsqueda de texto permite hacer búsquedas de texto libre dentro de los documentos. Tiene:

• Algoritmo de relevancia optimizado (considera la información de contexto, contenidos de documentos, clasificación, etc).
• Recuperación por proximidad fonética y sintáctica
• Expresiones lógicas: AND (y), OR (o), NOT (-), *, RELACIÓN ASOCIATIVA,- PROXIMIDAD CONSECUTIVA DE DOS O MAS TÉRMINOS, etcétera.
• Búsqueda full-text dentro de decenas de tipos de archivos (PDF, MS Word, Excel, ppt,HTML, etc.).
• Escalabilidad para espacios de contenidos muy grandes
• Diccionario multi-idioma para "quiso decir: ?"
• Realiza stemming (indexación de la raíz de la palabra para mayor eficiencia de recuperación)
• Es multi-lenguaje.

Recuperación Semántica

El buscador puede mostrar resultados con el significado correcto aunque no tengan el término ingresado, y guía la navegación del usuario mediante sugerencias temáticas. También puede aprovechar los tags y usar las calificaciones de la comunidad para ajustar la relevancia de los resultados

Comunidad 2.0

Herramientas opcionales con foco en el usuario y su interacción en la comunidad interna, entre ellas Recortes. permite al usuario, a medida que va explorando el espacio de información, marcar contenidos que le parecen de su interés como favoritos.

• Calificacionescada contenido puede ser calificados por cualquier usuario. Permiten que el sistema pueda presentar los contenidos de una manera particular (los mejor calificados) y que los autores de esos contenidos puedan ver la repercusión en la comunidad.
• TagsEl usuario pueden categorizar o etiquetar contenidos. A partir de la etiquetación de los contenidos por los diferentes usuarios, se van formando categorías dinámicas que reflejan el verdadero interés de la comunidad de los usuarios de la organización.
• Comentariospermite realizar comentarios sobre cada contenido publicado en la intranet. Moderación de por denuncia de otros usuarios o por aprobación previa de un moderador.