kbee.doc

Overview

Qué es kbee.docs ?

Es un servicio para Bibliotecas Digitales Multimedia y gestión documental on-demand en organizaciones. Facilita el acceso a la documentación de trabajo, permite ahorro operativo y de papeles, el archivo seguro de información sensible, y cumplimiento regulatorio ISO, SOX, HIPAA.

Ofrece herramientas listas para usar para definir la seguridad, gestionar la carga y clasificación, consultar y buscar en forma eficiente en la base de contenidos. Permite la colaboración e interacción de la comunidad de usuarios para aprovechar la inteligencia colectiva de su organización.

Está diseñado para ser simple, útil y costo efectivo. Es muy fácil de usar, no requiere leer manuales ni contratar consultores para implementarlo; el mismo usuario lo configura a la medida de su empresa y en minutos está listo para usar.

Beneficios

• Ahorro de gastos en papel y envíos de correo postal
• Ahorro de tiempo, permite encontrar fácilmente la documentación que necesita
• Mejora la productividad, posibilita el acceso inmedia-to a la documentación desde cualquier lugar por la web.
• Ahorro de costos de espacio de oficina para almacenamiento de papeles
• Archivado seguro de información sensible

Aplicaciones

Base de Conocimientos multimedia

Algunas de las aplicaciones de kbee.docs son:

Archivo digital de Expedientes y Documentos

Organizaciones que gestionan expedientes y documentación emplean kbee.docs para el almacenamiento seguro y la distribución. Su buscador multidimensional y su potente modelo de seguridad hace posible administrar la documentación sensible en forma confiable, permitiendo a cada usuario el acceso eficiente pero solamente a los contenidos autorizados.

Base de Conocimientos para Marketing y Ventas

kbee.docs sirve para el soporte multimedia para la gestión comercial, conteniendo material de marketing, información de Mercado, casos de Estudio, videos y presentaciones, etc. Los usuarios pueden comentar y calificar los contenidos destacando de esta forma lo que realmente les sirve en su trabajo diario.

Gestión de Servicio al Cliente self-service

kbee.docs para gestión de servicio al cliente on line, permite reducir drásticamente la carga de trabajo del staff de Soporte técnico. Puede gestionar fácilmente un espacio muy grande de contenido multimedia. Su buscador multidimensional dinámico es una tecnología de vanguardia que explota el contexto permitiendo que cada usuario encuentre lo que es estrictamente relevante para su consulta.

Biblioteca Técnica Digital

Empresas de ingeniería, aerolíneas para cumplimiento de normas regulatorias, proveedores de tecnología con partners de implementación distribuidos, hacen uso de kbee.docs para su biblioteca técnica multimedia.

Biblioteca Digital para cumplimiento Regulatorio ISO, SOX, HIPAA

Organizaciones intensivas en el uso de documentos que deben cumplir normas regulatorias y auditorías, en industrias tales como Bio-Farmacología, Servicios Financieros, y empresas certificadas bajo normas ISO 9000, utilizan kbee.docs.

Gestión de facturas a pagar

Para organizaciones distribuidas el ciclo de pago de facturas de proveedores puede reducirse en un 30-50% en tiempo y costos. kbee.docs simplifica el workflow desde el scanning de cada factura a la aprobacion e integracion automatica a sistemas de gestión ERP.

Características

Carga de documentos digitales y Digitalización de papel

Consola de digitalización y generación de archivo pdf.

consola de gestión de contenidos

Cargar documentos es tan simple como hacer Drag&Drop desde su PC. También puede digitalizar documentos directamente desde el sistema y crear un archivo .pdf con todas las hojas escaneadas.

Clasificación

kbee.docs cuenta con tecnología diferencial que hace posible que se pueda organizar la base documental de la empresa por más grande y compleja que sea (contratos, manuales y procedimientos, registros, legajos, material de marketing, etc.) y clasificarlos mediante un modelo de información específico de su organización.

Publicación y archivado

Usuarios autorizados pueden publicar documentos y archivar los que dejan de estar vigentes.

Auditoría y versiones

kbee.docs lleva registro de auditoría de las acciones realizadas sobre los documentos. También permite registrar las versiones de los documentos.

Búsqueda y navegación

El motor de búsqueda de texto permite hacer búsquedas de texto libre dentro de los documentos, cuenta con:

• Algoritmo de relevancia optimizado (considera la información de contexto, contenidos de documentos, clasificación, etc).
• Recuperación por proximidad fonética y sintáctica? Expresiones lógicas: AND (y), OR (o), NOT (-), *, RELACIÓN ASOCIATIVA,- PROXIMIDAD CONSECUTIVA DE DOS O MAS TÉRMINOS, etcétera.? Búsqueda full-text dentro de decenas de tipos de archivos (PDF, MS Word, Excel, ppt,HTML, etc.).
• Escalabilidad para espacios de contenidos muy grandes
• Realiza stemming (indexación de la raíz de la palabra para mayor eficiencia de recuperación), y es multi-lenguaje.

Búsqueda guiada: Navegación+Búsqueda y Búsqueda+Navegación

La búsqueda en kbee.docs es un proceso de interacción entre el usuario y el sistema. El usuario puede buscar y luego refinar los resultados de la búsqueda por las distintas categorías del sistema de clasificación en el orden que quiera, o bien navegar una o varias categoría y luego realizar una búsqueda de texto en el subconjunto resultado.

Algoritmo de relevancia optimizado

El algoritmo de relevancia se ajusta a la medida de su modelo de información, ponderando adecuadamente lo que encuentra dentro de los documentos con la información de clasificación,más la recuperación semántica sobre las Areas Temáticas.

Gestión de la seguridad y permisos

Tiene un sistema de seguridad versátil para implementar políticas de seguridad propias de su organización, tal como definir qué usuarios pueden cargar, consultar, publicar, o archivar cada tipo de documento, o los documentos asociados a un cliente, proyecto, etc.